🤝 Làm việc nhóm
Lập kế hoạch dự án khoa học theo nhóm: chia mốc, lùi lịch, dự phòng
Trong bài
Lập kế hoạch dự án nhóm là trả lời bốn câu trước khi bắt tay vào làm: nhóm cần làm ra cái gì, gồm những bước nào, mỗi bước xong khi nào, và nếu trục trặc thì xoay xở ra sao. Một kế hoạch tốt cho học sinh không cần dày; thường chỉ là một trang giấy có các mốc lùi từ ngày nộp về hôm nay, cộng thêm vài ngày dự phòng vì việc gì cũng lâu hơn mình tưởng.
Bài này đi qua một dự án khoa học có thật của một nhóm lớp 7 để thấy kế hoạch được dựng từng bước ra sao, vì sao gần như ai cũng đoán thiếu thời gian, và cách làm bảng việc bằng giấy nhớ để cả nhóm nhìn thấy tiến độ.
Ví dụ xuyên suốt: cây đậu và ánh sáng
Nhóm bốn bạn lớp 7 được giao dự án: "Ánh sáng ảnh hưởng thế nào đến sự lớn lên của cây đậu xanh?". Hạn nộp báo cáo và trình bày là bốn tuần nữa. Cô giáo yêu cầu có số liệu đo thật, bảng biểu và một tấm áp phích.
Nếu không có kế hoạch, kịch bản quen thuộc là: tuần đầu bàn mãi chưa gieo hạt, tuần hai mới gieo, tuần ba quên tưới mất hai ngày, tuần bốn cả nhóm thức khuya làm áp phích với số liệu chỉ có mười ngày. Kế hoạch sinh ra để tránh đúng kịch bản đó.
Bước 1: Viết ra "xong" nghĩa là gì
Trước khi chia việc, nhóm cần thống nhất sản phẩm cuối cùng trông như thế nào. Càng cụ thể càng tốt:
- Ba nhóm chậu: đặt ở chỗ sáng, chỗ râm, trong hộp tối. Mỗi nhóm ba chậu, mỗi chậu năm hạt.
- Đo chiều cao cây mỗi hai ngày, ít nhất 14 ngày.
- Một bảng số liệu và một biểu đồ cột.
- Một tấm áp phích khổ A1 và phần trình bày năm phút, ai cũng nói.
Danh sách này chính là "đích". Có đích rồi mới biết đường đi dài bao nhiêu.
Phải có, nên có, có thì vui
Nhóm hay ôm quá nhiều ý: thêm chậu tưới nước muối, thêm chậu nghe nhạc, thêm video tua nhanh… Hãy chia ý thành ba loại. Phải có là những thứ cô yêu cầu. Nên có là những thứ làm bài tốt hơn rõ rệt, như đo lặp lại. Có thì vui là phần thêm, chỉ làm khi phần trên đã xong. Video tua nhanh rất hay, nhưng đừng để nó ăn mất thời gian đo đạc.
Bước 2: Chia thành các mốc và lùi lịch từ hạn chót
Thay vì bắt đầu từ hôm nay và hỏi "làm gì trước", hãy bắt đầu từ ngày nộp và đi ngược lại. Cây đậu cần ít nhất 14 ngày để đo, nên ngày gieo hạt không thể muộn hơn khoảng cuối tuần đầu. Từ đó, mọi thứ khác tự xếp chỗ.
| Mốc | Hạn | Việc chính | Ai phụ trách |
|---|---|---|---|
| Chuẩn bị | Ngày 3 | Đọc tài liệu về quang hợp, mua hạt, xin chậu, đất | An, Bình |
| Gieo hạt | Ngày 5 | Gieo 9 chậu, dán nhãn, đặt đúng chỗ, chụp ảnh ngày 0 | Cả nhóm |
| Đo đạc | Ngày 6 – 20 | Tưới theo lịch, đo chiều cao mỗi hai ngày, ghi nhật ký | Luân phiên theo lịch |
| Xử lý số liệu | Ngày 23 | Tính trung bình, vẽ biểu đồ, viết nhận xét | Chi, Dũng |
| Áp phích và trình bày | Ngày 26 | Làm áp phích, tập nói, mỗi người một phần | Cả nhóm |
| Dự phòng | Ngày 27 – 28 | Để trống cho việc trễ | — |
Kiểu bảng có mốc và thời gian này là họ hàng đơn giản của "biểu đồ Gantt", cách vẽ tiến độ do kỹ sư người Mỹ Henry Gantt phổ biến vào những năm 1910. Ngày nay các công trình xây dựng lớn vẫn dùng biểu đồ kiểu này, chỉ có điều dài hàng trăm dòng.
Bước 3: Cộng thêm thời gian dự phòng
Đây là bước mà gần như nhóm nào cũng bỏ qua, và cũng là bước quan trọng nhất.
Năm 1979, hai nhà tâm lý học Daniel Kahneman và Amos Tversky đặt tên cho một thói quen rất phổ biến: ảo tưởng kế hoạch, tức là con người thường đoán thời gian làm xong một việc ngắn hơn thực tế, kể cả khi đã từng trễ hạn nhiều lần. Năm 1994, nhóm của Roger Buehler ở Canada hỏi các sinh viên năm cuối dự đoán bao lâu nữa họ viết xong luận văn. Trung bình họ đoán khoảng 34 ngày; thực tế trung bình mất khoảng 55 ngày, và chỉ khoảng một phần ba số sinh viên xong đúng thời gian mình đoán.
Bài học cho nhóm học sinh: hãy để dành khoảng 10–20% thời gian dự án làm vùng đệm, và đặt nó ở cuối. Nếu không cần đến, nhóm có thêm thời gian tập trình bày. Nếu cần, nhóm không phải thức khuya.
Bước 4: Nghĩ trước chuyện trục trặc
Chỉ cần mười phút cả nhóm cùng hỏi "chuyện gì có thể hỏng?" là đã tránh được nhiều rắc rối. Với dự án cây đậu, nhóm liệt kê:
| Nếu… | Thì nhóm sẽ… |
|---|---|
| Hạt không nảy mầm | Gieo dư mỗi chậu năm hạt, giữ thêm một gói hạt dự phòng |
| Bạn tới lượt tưới bị ốm | Lịch có người thay thế cho mỗi ngày |
| Mưa to, chậu "chỗ sáng" ngoài ban công bị ngập | Đặt chậu dưới mái che vẫn có nắng |
| Số liệu quá lộn xộn | Ghi rõ trong báo cáo, đó cũng là một kết quả |
| Máy in hỏng ngày làm áp phích | Vẽ tay, đã chuẩn bị bút và giấy |
Có một mẹo nhỏ hay dùng: tưởng tượng hôm nay là ngày sau khi nộp bài, và dự án đã thất bại. Hỏi nhau "vì sao nó thất bại?". Cách nghĩ ngược này thường giúp mọi người nói ra những lo lắng mà bình thường ngại nói.
Giữ kế hoạch sống: họp ngắn mỗi tuần
Kế hoạch viết xong rồi để trong ngăn bàn thì cũng như không. Nhóm nên có một buổi họp ngắn mỗi tuần, chừng mười phút, mỗi người trả lời ba câu:
- Tuần trước mình đã làm xong gì?
- Tuần này mình sẽ làm gì?
- Có gì đang làm mình kẹt không?
Câu thứ ba quan trọng nhất. Một bạn kẹt mà không nói, cả nhóm trễ theo. Một bạn nói ra, người khác giúp được ngay.
Nếu thấy trễ so với kế hoạch, đừng giấu. Điều chỉnh sớm thì có nhiều lựa chọn: bớt phần "có thì vui", chia lại việc, xin thầy cô lời khuyên. Điều chỉnh muộn thì chỉ còn một lựa chọn là thức khuya.
Thử làm: bảng việc bằng giấy nhớ
Cách quản lý công việc bằng thẻ di chuyển trên bảng bắt nguồn từ các xưởng sản xuất của hãng ô tô Toyota (Nhật Bản) từ cuối những năm 1940, và nay được rất nhiều nhóm làm phần mềm dùng. Phiên bản cho nhóm học sinh chỉ cần một tờ giấy to và một xấp giấy nhớ.
- Kẻ tờ giấy thành ba cột: Cần làm · Đang làm · Xong.
- Mỗi việc viết lên một tờ giấy nhớ, kèm tên người phụ trách và hạn. Ví dụ: "Mua hạt đậu – An – ngày 3".
- Dán tất cả vào cột Cần làm.
- Ai bắt đầu việc nào thì chuyển tờ đó sang Đang làm. Xong thì chuyển sang Xong.
- Luật nhỏ: mỗi người không giữ quá hai tờ ở cột Đang làm cùng lúc. Muốn nhận việc mới thì làm xong việc cũ trước.
- Mỗi buổi họp tuần, cả nhóm đứng trước bảng và nhìn: cột nào đang dồn nhiều?
Cột Xong dày dần lên mỗi tuần là cảm giác rất dễ chịu, và nhìn vào bảng là thấy ngay ai đang quá tải, việc nào bị bỏ quên, mà không ai phải hỏi.
Câu hỏi thường gặp
Lập kế hoạch dự án nhóm gồm những bước nào?
Có bốn bước chính: thống nhất sản phẩm cuối cùng, chia thành các mốc và lùi lịch từ hạn chót, cộng thêm thời gian dự phòng, và nghĩ trước những trục trặc có thể xảy ra. Sau đó nhóm họp ngắn mỗi tuần để điều chỉnh.
Ảo tưởng kế hoạch là gì?
Đây là thuật ngữ do Daniel Kahneman và Amos Tversky đưa ra năm 1979, chỉ thói quen đoán thời gian làm một việc ngắn hơn thực tế. Một nghiên cứu năm 1994 cho thấy sinh viên đoán viết luận văn mất khoảng 34 ngày nhưng thực tế mất khoảng 55 ngày.
Nên để bao nhiêu thời gian dự phòng?
Với dự án học sinh, để dành khoảng 10–20% tổng thời gian ở cuối là hợp lý. Dự án bốn tuần thì giữ trống hai đến bốn ngày cuối. Nếu không dùng đến, nhóm có thêm thời gian tập trình bày.
Biểu đồ Gantt là gì?
Biểu đồ Gantt là bảng thể hiện các việc của dự án theo trục thời gian, mỗi việc là một thanh ngang từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc. Nó được kỹ sư Henry Gantt phổ biến vào những năm 1910 và vẫn được dùng nhiều trong xây dựng và quản lý dự án.
Làm sao để cả nhóm theo kịp kế hoạch?
Dùng bảng việc nhìn thấy được, như bảng giấy nhớ ba cột Cần làm, Đang làm, Xong. Họp mười phút mỗi tuần để mỗi người nói đã xong gì, sẽ làm gì và đang kẹt chỗ nào. Thấy trễ thì điều chỉnh sớm.
kế hoạch dự ándự án khoa họclùi lịch từ hạn chótảo tưởng kế hoạchbiểu đồ Ganttthời gian dự phòngbảng giấy nhớhọp nhóm hằng tuầnthí nghiệm cây đậuquản lý thời gian